Woo2LXO – WooCommerce-Schnittstelle für Lexware Office

Beschreibung

WooCommerce mit Lexware Office verbinden – mit Woo2LXO

Mit Woo2LXO übertragen Sie Bestellungen aus Ihrem WooCommerce-Shop direkt in Lexware Office, ehemals lexoffice. Die Schnittstelle erstellt daraus Rechnungen oder Auftragsbestätigungen und übernimmt die Zuordnung der Kunden. So reduzieren Sie die manuelle Belegerfassung und behalten den Überblick über bereits verarbeitete Bestellungen.

Wichtig zur Produktauswahl: Woo2LXO ist ausschließlich für die Cloud-Anwendung Lexware Office bestimmt. Die Lexware-Desktop-Produkte wie financial office, warenwirtschaft oder faktura+auftrag werden von dieser Schnittstelle nicht angebunden.

Rechnungen und Auftragsbestätigungen direkt erstellen

Sie rufen Ihre Shop-Bestellungen ab, prüfen die Details und wählen aus, welche Bestellungen an Lexware Office übertragen werden sollen. Dabei entscheiden Sie, ob eine Rechnung oder eine Auftragsbestätigung entsteht.

Neue Belege können zunächst als Entwurf zur Prüfung angelegt oder direkt abgeschlossen werden. Die Übertragung erfolgt über die API von Lexware Office.

Kunden zuordnen und Artikel verknüpfen

Woo2LXO sucht vorhandene Kunden in Lexware Office anhand ihrer E-Mail-Adresse. Wird kein passender Kontakt gefunden, kann die Schnittstelle einen neuen Kunden anlegen.

Optional verknüpfen Sie die Bestellpositionen mit Ihrem Artikelstamm in Lexware Office. Dafür muss die SKU aus WooCommerce mit der Artikelnummer in Lexware Office übereinstimmen. Fehlende Artikel lassen sich bei der Übertragung anlegen.

Zahlungsstatus prüfen und Übertragungen nachvollziehen

• Bezahlt oder offen: Den Zahlungsstatus bereits vor der Übertragung prüfen.
• Unbezahlte Bestellungen zurückhalten: Bei entsprechender Einstellung erst nach Zahlungseingang übertragen.
• Transaktionsdaten übernehmen: Beispielsweise eine PayPal-Transaktions-ID im Beleg hinterlegen.
• Belegnummer dokumentieren: Den erstellten Beleg in der WooCommerce-Bestellung vermerken.
• Erneute Übertragung erkennen: Vor einer weiteren Übertragung einer bereits verarbeiteten Bestellung erfolgt eine Rückfrage.
• Shopstatus aktualisieren: Übertragene Bestellungen auf Wunsch in WooCommerce fertigstellen.

Stornos, Erstattungen und unterschiedliche Steuerarten

Stornierte oder erstattete Shop-Bestellungen können auf Wunsch als Gutschrift zur zugehörigen Rechnung in Lexware Office übernommen werden.

Die Schnittstelle unterstützt die Zuordnung verschiedener Steuerarten je Bestellung. Dazu gehören innergemeinschaftliche Lieferungen, Ausfuhrlieferungen, EU-Fernverkäufe über OSS sowie die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Die Verarbeitung richtet sich nach den Bestelldaten und den gewählten Einstellungen.

Währung: Woo2LXO unterstützt ausschließlich Bestellungen in Euro. Eine Übertragung von Fremdwährungsbestellungen ist nicht möglich.

Mehrere WooCommerce-Shops verwalten

Für jeden Shop legen Sie ein eigenes Profil mit den jeweiligen Zugangsdaten und Einstellungen an. Anschließend wechseln Sie innerhalb der Anwendung zwischen Ihren Shops. Die Jahreslizenz umfasst beliebig viele eigene Shops und Arbeitsplätze.

Optional: Bestellungen mit einem KI-Assistenten bearbeiten

Über den integrierten MCP-Zugang können geeignete KI-Assistenten wie Claude, ChatGPT oder Ollama Bestellungen abrufen und Details sowie Metadaten anzeigen. Die Freigabe erfolgt je Shop. Ob ein Assistent zusätzlich Bestellungen an Lexware Office übertragen darf, erlauben Sie separat.

So richten Sie die Verbindung ein

1. Zugänge hinterlegen: Die API-Schlüssel für WooCommerce und Lexware Office in Woo2LXO eintragen und die integrierte Verbindungsprüfung ausführen.
2. Bestellungen auswählen: Bestellungen abrufen, Zahlungsstatus und Notizen prüfen und die gewünschten Vorgänge markieren.
3. Belege erstellen: Die ausgewählten Bestellungen an Lexware Office übertragen. Die Belegnummer wird in der Shop-Bestellung hinterlegt; optional wird die Bestellung fertiggestellt.

Lokale Anwendung mit direkter Datenübertragung

Woo2LXO wird auf Ihrem Windows-PC oder Mac ausgeführt. Bestell-, Kunden- und Belegdaten werden direkt zwischen Ihrem WooCommerce-Shop und Ihrem Lexware-Office-Konto übertragen. Nach Herstellerangaben werden diese Daten nicht über dessen Server geleitet.

Systemvoraussetzungen

• Windows: Windows 10 oder Windows 11, jeweils 64 Bit. Die benötigte WebView2-Laufzeit wird bei Bedarf vom Setup installiert.
• macOS: macOS 11 Big Sur oder neuer, auf Macs mit Apple Silicon oder Intel-Prozessor.
• WooCommerce: Shop mit REST-API-Zugang und Berechtigungen zum Lesen und Schreiben.
• Lexware Office: Tarif mit Rechnungsstellung und API-Zugang.
• Internetverbindung: Für den Zugriff auf den Shop und Lexware Office.

Jahreslizenz mit Updates und Herstellersupport

Die Jahreslizenz ermöglicht die Übertragung unbegrenzt vieler Bestellungen und die Nutzung auf beliebig vielen eigenen Arbeitsplätzen mit beliebig vielen eigenen Shops. Während der Laufzeit sind alle Updates sowie Herstellersupport per E-Mail und Ticketsystem enthalten.

Die Lizenz endet automatisch; eine Kündigung ist nicht erforderlich. Bei einer Verlängerung schließt die Laufzeit an das bisherige Ablaufdatum an.

Nach Ablauf bleibt Woo2LXO noch 14 Tage vollständig nutzbar. Anschließend wechselt die Anwendung in den Demo-Modus. Ihre Einstellungen bleiben erhalten. Mit einem Verlängerungsschlüssel können Sie den vollen Funktionsumfang wieder freischalten.

Woo2LXO kostenlos testen

Die Demo ermöglicht Ihnen, bis zu fünf abgeschlossene Bestellungen mit Ihrem eigenen WooCommerce-Shop zu übertragen und die Funktionen kennenzulernen.

Testen Sie vor dem Kauf, wie Woo2LXO Ihre Bestellungen in Lexware Office übernimmt.