Rechnungen mit Word und Excel durch Lexware einfacher erledigen
Sie öffnen die letzte Rechnung, speichern eine Kopie und ändern Kunde, Datum und Positionen. Danach noch die Rechnungsnummer prüfen, eine PDF erzeugen und den Betrag in die Zahlungsliste eintragen. Mit Word oder Excel ist das vertraute Routine. Aber wie viele dieser Schritte möchten Sie bei jeder Rechnung erneut erledigen?
Mit Lexware Faktura+Auftrag oder Lexware Warenwirtschaft erfassen Sie Kunden und Artikel zentral und verwenden die Daten in Ihren Belegen wieder. Das erleichtert den Büroalltag – von der Angebotserstellung bis zur Kontrolle offener Rechnungen.
Wo Word und Excel im Rechnungsalltag Zeit kosten
Eine Rechnungsvorlage ist schnell angelegt. Die eigentliche Arbeit entsteht häufig danach: Welche Fassung hat der Kunde erhalten? Ist aus dem Angebot schon eine Rechnung geworden? Wurde der Betrag bezahlt? Und wo steht der zuletzt vereinbarte Preis?
Wer diese Fragen mit einzelnen Dateien und zusätzlichen Tabellen beantwortet, muss mehrere Datenbestände gleichzeitig pflegen. Dabei können alte Adressen, falsche Preise oder versehentlich übernommene Angaben aus der vorherigen Rechnung stehen bleiben.
Ein Rechnungsprogramm nimmt Ihnen viele dieser Handgriffe ab. Sie wählen den Kunden und die passenden Positionen aus, statt dieselben Angaben immer wieder neu einzutragen. Zusammengehörige Belege lassen sich nachvollziehbar weiterbearbeiten.
Sie müssen Ihre Leistungen kennen. Ihre Rechnungssoftware sollte Ihnen die wiederkehrende Büroarbeit erleichtern.
Eine PDF ist noch keine E Rechnung
Wenn Sie eine Word- oder Excel-Rechnung als PDF speichern und per E-Mail versenden, ist sie elektronisch unterwegs. Als E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn gilt eine einfache PDF jedoch nicht. Dafür werden strukturierte, maschinell auswertbare Rechnungsdaten benötigt, beispielsweise im Format XRechnung oder in einem geeigneten ZUGFeRD-Format.
Für grundsätzlich erfasste Umsätze zwischen inländischen Unternehmen laufen die Übergangsfristen zur Ausstellung aus:
| Zeitpunkt | Was gilt |
|---|---|
| Bis Ende 2026 | Sonstige Rechnungen bleiben im Rahmen der Übergangsregelung möglich. Für einfache PDF-Rechnungen ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich. |
| Ab 2027 | Regelmäßige Ausstellungspflicht bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. |
| Ab 2028 | Die umsatzabhängige Übergangsfrist endet auch für kleinere Rechnungsaussteller. |
Ausnahmen bestehen unter anderem für Rechnungen von Kleinunternehmern und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Den Empfang von E-Rechnungen müssen inländische Unternehmen grundsätzlich bereits seit 2025 ermöglichen, auch Kleinunternehmer.
Quelle und Einzelheiten: FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung
Ein Wechsel lohnt sich schon vor dem jeweiligen Pflichttermin: Sie können Ihre Abläufe in Ruhe einrichten und erste Rechnungen erstellen, bevor im Tagesgeschäft Zeitdruck entsteht.
Lexware Faktura+Auftrag für Angebote und Rechnungen
Sie möchten vor allem Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen erstellen? Dann ist Lexware Faktura+Auftrag ein passender Einstieg.
Kunden- und Artikeldaten stehen zentral zur Verfügung. Aus einem vorhandenen Angebot können Sie nachfolgende Belege erstellen, ohne sämtliche Positionen erneut abzutippen. Auch Rechnungskorrekturen und die Verwaltung Ihrer Aufträge gehören zum Funktionsumfang. E-Rechnungen lassen sich über die vorgesehene Lexware-Funktion erstellen und versenden.
Für viele Selbstständige und kleine Unternehmen ist bereits die basis-Version eine sinnvolle Wahl. Die plus-Version bietet zusätzliche Funktionen, beispielsweise DATANORM-Import und Formelverwaltung. Entscheidend ist, welche Aufgaben Sie tatsächlich erledigen möchten.
Lexware Warenwirtschaft für Einkauf Lager und Teamarbeit
Wenn neben der Rechnungsstellung auch Einkauf, Lagerbestände und die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter wichtig sind, sollten Sie Lexware Warenwirtschaft pro oder premium näher ansehen.
Sie verbindet die Auftragsabwicklung mit Bestellwesen und Lagerverwaltung. So bearbeiten Sie Verkauf und Warenbewegungen auf einer gemeinsamen Datengrundlage. Das ist besonders hilfreich, wenn bisher eine Rechnungsvorlage, eine Bestellliste und eine separate Lagertabelle nebeneinander geführt werden.
Lexware Warenwirtschaft pro enthält standardmäßig drei Arbeitsplatzlizenzen, premium fünf. Die premium-Version bietet darüber hinaus unter anderem die Verwaltung mehrerer Lager. Welche Variante passt, richtet sich nach Ihren Abläufen und den benötigten Funktionen.
Wichtig für die Auswahl: Auch Faktura+Auftrag bietet Funktionen für Bestellwesen und Lagerhaltung. Ein einzelner Lagerbedarf bedeutet deshalb nicht automatisch, dass Sie Warenwirtschaft benötigen. Umfang, Arbeitsweise und Mehrplatzbedarf entscheiden.
Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen
| Ihr Bedarf | Diese Lösung sollten Sie prüfen |
|---|---|
| Angebote und Rechnungen an einem Arbeitsplatz erstellen | Lexware Faktura+Auftrag basis |
| Zusätzliche Funktionen wie DATANORM oder Formelverwaltung nutzen | Lexware Faktura+Auftrag plus |
| Aufträge, Einkauf und Lager im Team bearbeiten | Lexware Warenwirtschaft pro |
| Mehrere Lager verwalten und zusätzliche Premium-Funktionen nutzen | Lexware Warenwirtschaft premium |
Beide Produktfamilien sind Windows-Anwendungen. Prüfen Sie vor dem Wechsel, ob Ihr Arbeitsplatz beziehungsweise Ihre Serverumgebung die aktuellen Lexware-Systemvoraussetzungen erfüllt.
So gelingt der Wechsel von Ihren bisherigen Vorlagen
Sie müssen nicht jede alte Rechnung neu erfassen. Legen Sie einen klaren Starttermin fest und richten Sie zunächst die Daten ein, die Sie künftig benötigen:
- Unternehmensdaten und Belege vorbereiten: Hinterlegen Sie unter anderem Anschrift, Steuerangaben, Bankverbindung und Zahlungsbedingungen.
- Kunden und Artikel übernehmen: Prüfen Sie Ihre vorhandenen Listen. Ob ein Import möglich ist, hängt von Datenformat und gewählter Programmversion ab.
- Beleggestaltung und Nummernkreis einrichten: Stimmen Sie den Übergang mit Ihrer bisherigen Rechnungsorganisation ab.
- Typische Abläufe ausprobieren: Erstellen Sie ein Angebot und führen Sie es bis zur Rechnung weiter. Prüfen Sie auch den benötigten E-Rechnungsversand.
Ihre bisherigen Unterlagen bewahren Sie weiterhin entsprechend den geltenden Anforderungen auf. Auch mit einer Rechnungssoftware gehören Datensicherung, ordnungsgemäße Aufbewahrung und passende organisatorische Abläufe dazu.
Finden Sie Ihre passende Lexware Lösung bei LexSHOP
Wie viele Personen sollen mit dem Programm arbeiten? Benötigen Sie Lagerverwaltung? Schreiben Sie überwiegend Dienstleistungen oder verkaufen Sie Waren? Mit diesen drei Angaben lässt sich die Auswahl bereits gut eingrenzen.
Als zertifizierter Lexware Gold-Partner unterstützt Sie LexSHOP bei der Auswahl der passenden Lösung.
Auf den Produktseiten finden Sie die verfügbaren Bezugsarten und Testmöglichkeiten. Machen Sie aus jeder neuen Rechnung weniger Handarbeit. Sehen Sie sich jetzt Faktura+Auftrag oder Warenwirtschaft an und wählen Sie die Lösung, die zu Ihrem Betrieb passt.
