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Cloud Computing ist längst mehr als ein neuer Trend. Jeder, der über einen Internetanschluss verfügt, kann auf Softwarelösungen und Services im Netz zugreifen. Gerade für kleine Unternehmen sind diese Services interessant:

Cloud Computing – mehr als nur Onlinespeicher

Cloud Services werden von vielen bekannten Unternehmen angeboten: Google ist ebenso dabei wie die IT-Größen SAP, Apple und Microsoft. Auch die neue Version des Büroprogrammpakets Microsoft Office 2013 wird zuerst in der Cloud-Version veröffentlicht.

Cloud-Lösungen gibt es für viele Bereiche, z. B. Datensicherung, Bürosoftware, Kundenverwaltung, Software für den Personalbereich, Projektorganisation, CAD usw.

Was genau ist das?

Die Begriffe „Cloud“ und „Cloud Computing“ werden mittlerweile in allen möglichen Zusammenhängen verwendet. Fast könnte man meinen, dass die Cloud und das Internet ein und dasselbe sind. Obwohl das Internet dabei eine zentrale Rolle spielt, stimmt dies jedoch nicht ganz. Beim Cloud Computing werden Programme und Programmabläufe sowie Rechenleistung und Speicherplatz „virtualisiert“.

Dies erfolgt normalerweise über das Internet: Programme und Daten sind nicht mehr lokal vorhanden und physisch greifbar, sondern werden direkt über das Internet und damit virtuell genutzt. Beim Cloud Computing sind Programme eine Dienstleistung (daher auch die Bezeichnung SaaS, Software as a Service), genau wie die Rechenleistung, das Speichervolumen und die dafür notwendige Infrastruktur (daher auch die Bezeichnung IaaS, Infrastructure as a Service).

Diese Dienstleistungen werden als „elektronische Wolke“, die aus einer beliebig erweiterbaren Anzahl von Computern und Speichereinheiten besteht, per Internetverbindung an das lokale Firmennetzwerk angebunden.

Hinweis: Obwohl die Begriffe SaaS, IaaS und Cloud Computing eigentlich unterschiedliche Dinge bezeichnen (Programme, Infrastruktur und Rechen- bzw. Speicherzentren), sind die Grenzen fließend. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird oft nicht zwischen SaaS und IaaS unterschieden, und häufig werden auch sämtliche Dienstleistungen unter dem Begriff Cloud Computing zusammengefasst.

Flexible Anpassung an Ihre Bedürfnisse

Oft wird es mit herkömmlichen Leasing-Verfahren verglichen. Grundsätzlich ist dies richtig, da in beiden Fällen nicht die Anschaffungskosten, sondern nur die Nutzungskosten zu Buche schlagen und finanziert werden müssen.

Beispiel: Bei einer Online-Lohnabrechnung wird z. B. pro Arbeitnehmerabrechnung gezahlt, sodass saisonale Schwankungen der Mitarbeiterstärke automatisch berücksichtigt werden. Programme und Programmpakete, die direkt über das Internet genutzt werden, wie z. B. Office 365 von Microsoft, werden monatlich pro Computer abgerechnet. Ändert sich die Anzahl der Geräte, passen sich auch die Nutzungsgebühren an.

Die Flexibiltät betrifft aber nicht nur die Nutzungskosten. Viel wichtiger ist die Anpassungsfähigkeit im Hinblick auf die Kapazität, da Cloud-Lösungen bedarfsgerecht mitwachsen und mitschrumpfen:

Wird mehr Speicherplatz benötigt, ist er da.

  • Werden zusätzliche Kommunikationsserver benötigt, stehen sie im Handumdrehen zur Verfügung.
  • Ist die unternehmensinterne Intranet-Lösung nicht mehr notwendig, wird sie abbestellt.
  • Die bedarfsgerechte Versorgung befreit Sie außerdem von der Notwendigkeit, Reservekapazitäten oder Sicherheitsreserven vorhalten zu müssen.

Auslagerung von Hardware, Wartung und Aktualisierung

Wichtiger als die Flexibilität ist oft die komplette Auslagerung komplexer Hard- und Softwarekomponenten. Cloud-Lösungen machen nicht nur die Anschaffung eigener Hard- und Software überflüssig, sondern erübrigen auch deren Wartung und Aktualisierung, die mangels eigener Fachkräfte u. U. von teureren Fremdfirmen durchgeführt werden müssten.

Beispiel: So kann z. B. ein Bürobetrieb mit 8 PC-Arbeitsplätzen ein eigenes Intranetsystem für die interne Kommunikation und die gemeinsame Projektarbeit nutzen, ohne dafür in einen teuren und wartungsaufwendigen eigenen Kommunikationsserver investieren zu müssen. Bei Cloud-Lösungen wie Microsoft Office 365 ist der für das Intranet notwendige SharePoint-Server gleich mit dabei.

Auch bei SaaS-Lösungen hat die Fremdwartung den entscheidenden Vorteil, dass nicht nur Sicherheitsupdates, sondern auch Aktualisierungen unmittelbar vorgenommen werden. Dadurch ist sichergestellt, dass das Unternehmen immer mit Programmen arbeitet, die aktuell und auf dem neuesten Stand sind. So werden bei SaaS-Lösungen für den Bereich der Lohnabrechnung z. B. alle gesetzlichen Änderungen meist tagesaktuell eingepflegt.

Dank Cloud Computing können auch Kleinunternehmen Programme und IT-Infrastrukturen nutzen, die bisher größeren Unternehmen vorbehalten waren.

Datensicherheit

Wer Cloud-Lösungen nutzt, gibt Daten, zu denen auch vertrauliche Informationen gehören, aus der Hand. Das zentrale Problem ist die Gewährleistung der Vertraulichkeit und Integrität der Datenverarbeitung. Das größte Sicherheitsrisiko sind dabei weniger die Anbieter der Dienstleistungen als vielmehr die Übertragungswege über das Internet.

Hinweis: Cloud-Dienstleister sind normalerweise sehr auf ihren guten Ruf bedacht und treffen alle erforderlichen Sicherheitsvorkehrungen bereits von sich aus oder bieten diese zumindest als Zusatzleistung an. Oft weisen auch Sicherheitszertifikate anerkannter Sicherheitsprüfstellen – z. B. von VeriSign, BSI oder TRUSTe – auf die Vertrauenswürdigkeit des Anbieters hin. Viele Anbieter haben sich auch nach internationalen Sicherheitsstandards zertifizieren lassen, wie z. B. ISO 27001, SAS 70 Type II und Sytrust.

Trotz aller Sicherheitsvorkehrungen, die auf der Anbieterseite getroffen werden, ist der Online-Übertragungsweg eine Schwachstelle, die mit VPN-Verbindungen und Verschlüsselungsmaßnahmen überbrückt werden muss. Nur wenn auch bei der Übertragung allerhöchste Sicherheitsmaßnahmen eingesetzt werden, können Cloud-Lösungen insgesamt sicher sein. Lesen Sie hier mehr zum Thema Datensicherung in der Cloud.

Rechtliche Rahmenbedingungen für die Cloud

Bei den Cloud-Lösungen großer Anbieter, wie z. B. Google, Amazon, HP, Microsoft oder IBM, die ihrerseits wieder Speicher und IT-Infrastruktur an Subunternehmer vermieten, werden Daten „global“ auf Serverfarmen in der ganzen Welt gespeichert.

Steuerrecht

Die Grenzüberschreitung ist rechtlich ein Problem, da steuerlich relevante Aufzeichnungen nach § 146 Abs. 2 Satz 1 AO grundsätzlich im Inland zu führen und aufzubewahren sind. Auf Antrag kann die zuständige Finanzbehörde nach § 146 Abs. 2a AO allerdings bewilligen, dass die Dokumente in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums mit Amtshilfeübereinkommen (EWR) archiviert werden. Die ausländische Finanzbehörde muss zustimmen und die deutsche Finanzbehörde muss auf die Dokumente zugreifen können. Werden also steuerlich relevante Dokumente in einer Cloud-Lösung gespeichert, muss mit dem Lösungsanbieter vertraglich vereinbart werden, dass sich die Speicherserver auf dem Gebiet der EU/des EWR befinden.

Datenschutz

Die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Cloud ist problematisch, da das Datenschutzrecht an den Ort einer Datenverarbeitung anknüpft. Innerhalb des europäischen Binnenmarktes ist eine grenzüberschreitende Datenverarbeitung kein rechtliches Hindernis mehr. Bei Anbietern, die ihren Sitz außerhalb Europas haben (z. B. Microsoft, Google oder Amazon), müssen Sie zusätzliche Maßnahmen treffen. Inzwischen bieten die großen Anbieter sog. EU-Standardvertragsklauseln an und unterstützen ihre Kunden damit bei der Einhaltung ihrer Datenschutzverpflichtungen.

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