Presta2LXO – PrestaShop-Schnittstelle für Lexware Office

Beschreibung

PrestaShop mit Lexware Office verbinden – mit Presta2LXO

Mit Presta2LXO übernehmen Sie Bestellungen aus Ihrem PrestaShop-Onlineshop direkt in Lexware Office, ehemals lexoffice. Die Schnittstelle erstellt Rechnungen oder Auftragsbestätigungen und übernimmt Kunden- und Bestelldaten. So sparen Sie die erneute Erfassung Ihrer Shop-Aufträge und reduzieren Übertragungsfehler.

Wichtig zur Produktauswahl: Presta2LXO ist für Lexware Office in der Cloud bestimmt. Für Lexware-Desktop-Produkte wie financial office oder warenwirtschaft ist die separate Schnittstelle Presta2LX vorgesehen.

Bestellungen abrufen, prüfen und übertragen

Legen Sie fest, welche Bestellstatus beim Abruf berücksichtigt werden sollen. Zusätzlich können Sie den Abruf ab einem bestimmten Datum starten. In der Übersicht prüfen Sie Bestelldetails, Kundenanmerkungen und Zahlungsstatus und markieren die gewünschten Bestellungen für die Übertragung.

In Lexware Office entstehen daraus wahlweise Rechnungen oder Auftragsbestätigungen. Sie bestimmen, ob die Belege zunächst als Entwurf zur Prüfung angelegt oder direkt abgeschlossen werden. Abgeschlossene Belege erhalten sofort eine Belegnummer. Auch die Erstellung mit Netto- oder Bruttopreisen lässt sich einstellen.

Kunden automatisch zuordnen und Artikel übernehmen

Vorhandene Kunden erkennt Presta2LXO anhand ihrer E-Mail-Adresse in Lexware Office. Neue Kunden werden mit Rechnungs- und Lieferadresse angelegt.

Bestellpositionen können mit Artikeln in Lexware Office verknüpft werden. Alternativ lassen sich neue Artikel anlegen. Gutscheine, Rabatte, Versandkosten und Kosten für Geschenkverpackungen werden bei der Belegerstellung berücksichtigt.

Zahlungen prüfen und doppelte Übertragungen erkennen

• Zahlungsstatus anzeigen: Bezahlte und unbezahlte Bestellungen vor der Übertragung unterscheiden.
• Unbezahlte Bestellungen zurückhalten: Bei entsprechender Einstellung erst nach Zahlungseingang übertragen.
• Zahlungen markieren: Den Zahlungsstatus per Klick kennzeichnen.
• Transaktions-ID übernehmen: Zahlungsreferenzen in der Belegbemerkung hinterlegen.
• Übertragene Belege erkennen: Bereits verarbeitete Bestellungen werden vor einer erneuten Übertragung durch eine Rückfrage angezeigt.

Stornos und Teilerstattungen als Gutschrift anlegen

Presta2LXO unterstützt die Verarbeitung stornierter Bestellungen und von Teilerstattungen aus Ihrem Shop. Die Schnittstelle erstellt daraus die passende Gutschrift in Lexware Office. So lassen sich auch Änderungen nach der ursprünglichen Bestellung in der Belegverarbeitung berücksichtigen.

Steuerarten für Inlands- und Auslandsbestellungen

Die Schnittstelle leitet die Steuerart aus den Bestelldaten ab. Unterstützt werden Inlandsbestellungen, innergemeinschaftliche Lieferungen an EU-Unternehmen mit USt-IdNr., Ausfuhrlieferungen in Drittländer und auf Wunsch EU-Fernverkäufe über OSS mit den Steuersätzen des Lieferlandes.

Währung: Übertragen werden Bestellungen in Euro.

Bestellstatus im Shop aktualisieren

Nach der Übertragung an Lexware Office kann Presta2LXO die Bestellung im Shop auf den von Ihnen gewählten Status setzen. Auf Wunsch wird dabei eine Kunden-E-Mail ausgelöst.

Die Schnittstelle dient der Bestell- und Belegverarbeitung. Sie verändert keine Artikel oder Lagerbestände in Ihrem PrestaShop.

Mehrere PrestaShop-Shops verwalten

Für jeden Shop richten Sie ein eigenes Profil mit individuellen Zugangsdaten und Optionen ein. Innerhalb der Anwendung wechseln Sie zwischen Ihren Shops. Eine Jahreslizenz umfasst beliebig viele eigene Shops und Arbeitsplätze.

Optional: Bestellungen über einen KI-Assistenten abfragen

Der integrierte MCP-Server ermöglicht geeigneten KI-Assistenten wie Claude, ChatGPT oder Ollama den Zugriff auf Ihre offenen Bestellungen. So können Sie Bestellungen in natürlicher Sprache abfragen, auswerten und zusammenfassen lassen.

Die Freigabe erfolgt je Shop. Eine Übertragung an Lexware Office ist nur mit Ihrer ausdrücklichen Erlaubnis möglich. Das Programmfenster von Presta2LXO muss für diesen Zugriff nicht geöffnet sein.

Einrichtung in drei Schritten

1. Zugänge einrichten: Den PrestaShop-Webservice aktivieren und die API-Schlüssel für PrestaShop und Lexware Office in Presta2LXO hinterlegen. Die integrierte API-Prüfung unterstützt Sie bei der Einrichtung.
2. Bestellungen auswählen: Bestellstatus und gegebenenfalls Startdatum festlegen, Bestellungen abrufen und die gewünschten Vorgänge prüfen.
3. Belege erstellen: Die ausgewählten Bestellungen als Rechnung oder Auftragsbestätigung an Lexware Office übertragen und optional den Shopstatus aktualisieren.

Voraussetzungen und Schutz der Zugangsdaten

• PrestaShop mit aktiviertem Webservice und SSL-verschlüsselter Verbindung
• API-Zugang zum PrestaShop mit den erforderlichen Berechtigungen
• Lexware-Office-Tarif mit Public-API-Zugang und den benötigten Belegfunktionen
• Rechner mit Windows oder macOS
• Internetverbindung für den Zugriff auf Shop und Lexware Office

Presta2LXO läuft auf Ihrem Rechner und speichert die API-Schlüssel verschlüsselt. Nach Herstellerangaben sind die Updates für Windows und macOS signiert und werden vor der Installation geprüft.

Jahreslizenz mit Updates und Herstellersupport

Während der Lizenzlaufzeit übertragen Sie unbegrenzt viele Bestellungen und nutzen die Schnittstelle für beliebig viele eigene Shops und Arbeitsplätze. Enthalten sind alle Updates während der Laufzeit, der MCP-Server sowie Herstellersupport per E-Mail und Ticketsystem.

Die Jahreslizenz endet automatisch. Eine Kündigung ist nicht erforderlich. Bei einer Verlängerung vor Ablauf schließt die neue Laufzeit nahtlos an die bisherige an.

Presta2LXO kostenlos testen

Mit der Demo können Sie bis zu fünf bereits abgeschlossene Bestellungen übertragen und den Ablauf mit Ihrem eigenen Shop kennenlernen. Offene Bestellungen bleiben dabei unberührt. Zusätzlich lässt sich die Testumgebung von Lexware Office, die sogenannte Sandbox, nutzen.

Prüfen Sie mit der Demo, wie Presta2LXO Ihre PrestaShop-Bestellungen in Lexware Office übernimmt.