BestandsLotse LXO – Lagerverwaltung für Lexware Office

Beschreibung

Lagerverwaltung für Lexware Office mit BestandsLotse LXO

Mit BestandsLotse LXO führen Sie Ihre Lagerbestände auf Grundlage der Artikel und Belege aus Lexware Office, ehemals lexoffice. Die Software liest die Daten über die Public API und ermittelt daraus die Lagerbewegungen. Eine zusätzliche manuelle Ausbuchung jedes Verkaufs in einer separaten Lagerliste entfällt.

Die Lagerverwaltung für Lexware Office speichert Bestände und Bewegungen in einer eigenen Datenbank. In Lexware Office werden keine Artikel oder Belege verändert. Das Zusatzprogramm ist für die Cloud-Anwendung Lexware Office bestimmt und bindet keine Lexware-Desktop-Produkte an.

Lagerabgänge aus Rechnungen und Lieferscheinen übernehmen

Sie legen fest, ob fertige Rechnungen, Lieferscheine oder beide Belegarten den Bestand mindern sollen. Beim Synchronisieren übernimmt BestandsLotse LXO die Mengen aus den Belegpositionen und bucht die entsprechenden Abgänge. Entwürfe werden nicht berücksichtigt.

Jeder einzelne Beleg wird nur einmal verarbeitet, auch bei wiederholter Synchronisierung oder gleichzeitigen Zugriffen mehrerer Arbeitsplätze. Wird eine bereits gebuchte Rechnung storniert, werden die Mengen automatisch zurückgebucht. Gutschriften können optional als Warenrücknahme den Bestand erhöhen.

Wichtig bei der Auswahl der Belegarten: Wenn Sie sowohl Rechnungen als auch Lieferscheine aktivieren, werden beide Belege gezählt. Ein Lieferschein mit anschließender Rechnung führt dann zu zwei Bestandsabgängen. Wählen Sie die Einstellung deshalb passend zu Ihrem Belegablauf.

Wareneingänge und Inventur nachvollziehbar erfassen

Neue Lieferungen buchen Sie direkt als Zugang. Ebenso lassen sich Schwund und Inventurkorrekturen pro Artikel erfassen und mit einer Notiz ergänzen. Bei der Inventur tragen Sie den gezählten Bestand ein; die erforderliche Korrektur wird als eigene Bewegung dokumentiert.

Die Bewegungsübersicht zeigt Buchungen mit Datum, Buchungsart und Belegnummer. Sie können die Historie für alle Artikel oder gezielt für einen einzelnen Artikel prüfen und so Bestandsänderungen nachvollziehen.

Mindestbestände überwachen und rechtzeitig nachbestellen

Hinterlegen Sie je Artikel einen Mindestbestand und eine Bestellmenge. Knappe Artikel werden in der Bestandsliste hervorgehoben. Zusätzlich erhalten Sie eine Anzeige im Menü und einen Hinweis nach der Synchronisierung.

Der Bestellvorschlag fasst die betroffenen Artikel und die vorgeschlagenen Nachbestellmengen zusammen. Die Liste lässt sich für Ihren Einkauf oder Lieferanten exportieren. In der Pro-Version können Sie sich zusätzlich per E-Mail über erreichte Mindestbestände informieren lassen.

Vorhandene Lagerlisten importieren und Bestände exportieren

Über den CSV-Import übernehmen Sie Anfangsbestand, Mindestbestand und Bestellmenge aus einer vorhandenen Liste. Die Zuordnung erfolgt über die Artikelnummer. Vor dem Einlesen ordnen Sie die Spalten zu und kontrollieren die Vorschau.

Die gefilterte Bestandsliste und den Bestellvorschlag können Sie als CSV- oder Excel-Datei exportieren.

Manuell oder in festen Intervallen synchronisieren

Die Synchronisierung startet auf Knopfdruck oder automatisch in einem einstellbaren Intervall zwischen fünf Minuten und acht Stunden.

Für den automatischen Abgleich muss BestandsLotse LXO geöffnet sein. Bestandsänderungen aus Lexware Office werden beim nächsten Synchronisierungslauf übernommen.

Standard und Pro im Vergleich

Pro: Ein gemeinsamer Lagerbestand für Ihr Team

Mit BestandsLotse LXO Pro betreiben Sie die Datenbank auf einem Rechner oder Server im Netzwerk. So greifen Büro, Lager und Geschäftsführung auf denselben Bestand zu.

Die Anwendung erstellt ein Server-Installationspaket für Windows, Linux oder macOS. Die Verbindung zur gemeinsamen Datenbank erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Optional bietet der Hersteller kostenpflichtige Unterstützung bei der Server-Einrichtung per Fernwartung an.

Pro: Lagerdaten per KI-Assistent abfragen

Über das Model Context Protocol, kurz MCP, können geeignete KI-Assistenten wie Claude, ChatGPT oder Ollama Bestände und Bewegungen abfragen und auswerten.

Wenn Sie es erlauben, lassen sich darüber auch Zugänge buchen, Inventurwerte und Mindestbestände eintragen oder die Synchronisierung starten.

Einrichtung und Systemvoraussetzungen

1. Lexware Office verbinden: API-Schlüssel hinterlegen und die Artikel vom Typ „Produkt“ übernehmen.
2. Anfangsbestände erfassen: Bestände per Inventur oder CSV-Import eintragen und Mindestbestände sowie Bestellmengen festlegen.
3. Belegabgleich einstellen: Bestandswirksame Belegarten auswählen und die Synchronisierung starten.

• Lexware Office mit Zugriff auf die Public API
• Windows 10 oder Windows 11, jeweils 64 Bit
• Alternativ macOS 12 Monterey oder neuer, auf Intel- oder Apple-Silicon-Macs
• Internetverbindung für den Zugriff auf Lexware Office
• Für die gemeinsame Netzwerkdatenbank mit Pro: geeigneter Rechner oder Server mit Windows, Linux oder macOS

Die Datenbank ist im Programm enthalten. Für den Einzelplatzbetrieb benötigen Sie keinen separaten Datenbankserver. Ihre Lagerdaten liegen auf Ihrem Rechner beziehungsweise bei Pro auf Ihrem eigenen Netzwerkserver.

Jahreslizenz und kostenlose Demo

Standard und Pro werden als Jahresabo mit allen Updates während der Laufzeit angeboten. Die Anwendung erinnert 30 Tage vor Ablauf an die Lizenzverlängerung. Nach Ablauf bleibt sie noch 14 Tage vollständig nutzbar und wechselt anschließend in den Demo-Modus. Ihre Bestandsdaten bleiben erhalten.

Die kostenlose Demo enthält alle Pro-Funktionen und verwaltet bis zu zehn Artikel. Mit einem Lizenzschlüssel schalten Sie die unbegrenzte Artikelverwaltung frei; Ihre bereits erfassten Daten bleiben erhalten.

Testen Sie BestandsLotse LXO mit Ihren Artikeln und prüfen Sie, wie die Lagerverwaltung Ihren Ablauf mit Lexware Office ergänzt.