Shopware2LXO – Shopware-Schnittstelle für Lexware Office

Beschreibung

Shopware mit Lexware Office verbinden – mit Shopware2LXO

Mit Shopware2LXO übernehmen Sie Bestellungen aus Shopware 6 direkt in Lexware Office, ehemals lexoffice. Die Schnittstelle erstellt Rechnungen oder Auftragsbestätigungen, ordnet Kunden zu und aktualisiert auf Wunsch den Bestellstatus im Shop. So sparen Sie wiederholte Eingaben und reduzieren Fehler bei der manuellen Belegerfassung.

Wichtig zur Produktauswahl: Shopware2LXO ist ausschließlich für Lexware Office in der Cloud bestimmt. Für Lexware-Desktop-Produkte wie financial office oder warenwirtschaft ist die separate Schnittstelle Shopware2LX vorgesehen.

Bestellungen auswählen und Belege direkt erstellen

Legen Sie fest, welche Bestellstatus beim Abruf berücksichtigt werden sollen. Anschließend prüfen Sie die abgerufenen Bestellungen und wählen die Vorgänge aus, die an Lexware Office übertragen werden.

Sie entscheiden, ob daraus eine Rechnung oder Auftragsbestätigung entsteht. Belege lassen sich zunächst als Entwurf anlegen oder direkt mit Belegnummer abschließen. Auch Netto- oder Bruttobelege sind wählbar.

Bestellnummer, Zahlungsart, Kundenanmerkung und Transaktions-ID können in den Beleg übernommen werden. Dadurch stehen Ihnen wichtige Angaben zur Bestellung auch in Lexware Office zur Verfügung.

Kunden erkennen und Artikel verknüpfen

Vorhandene Kunden sucht Shopware2LXO anhand ihrer E-Mail-Adresse in Lexware Office. Neue Kunden werden bei der Übertragung angelegt.

Optional verknüpfen Sie Bestellpositionen über die Produktnummer aus Shopware mit Artikeln in Lexware Office. Fehlende Artikel können neu angelegt werden. Bei entsprechender Einstellung lassen sich außerdem die Preise vorhandener Artikel in Lexware Office mit den Shop-Preisen aktualisieren.

Rabatte und Versandkosten berücksichtigen

Aktionen und Gutscheine aus Shopware werden als Rabatt auf den gesamten Beleg übertragen. Lexware Office verteilt diesen Rabatt auf die Belegpositionen. Versandkosten übernimmt Shopware2LXO als separate Position je Steuersatz.

Sollte die Belegsumme in Lexware Office von der Bestellsumme im Shop abweichen, zeigt die Anwendung einen Hinweis an.

Zahlungsstatus und bereits übertragene Bestellungen im Blick

• Zahlungsstatus prüfen: Bezahlte und unbezahlte Bestellungen direkt in der Übersicht erkennen.
• Unbezahlte Bestellungen zurückhalten: Mit der entsprechenden Option von der Übertragung ausschließen, beispielsweise bei Vorkasse.
• Zahlungsstatus ändern: Den Status per Klick umschalten.
• Erneute Übertragung erkennen: Bereits verarbeitete Bestellungen werden gespeichert und nur nach Rückfrage erneut übertragen.

Stornos und Erstattungen als Gutschrift übernehmen

Bei einer stornierten Bestellung oder dem Zahlungsstatus „Erstattet“ kann Shopware2LXO eine Gutschrift über die vollständige, zuvor übertragene Rechnung in Lexware Office anlegen.

Wichtig: Teilerstattungen werden nicht automatisch übernommen. Diese müssen Sie manuell erfassen.

Bestellstatus aktualisieren und Shopware-Flows steuern

Nach der Übertragung setzt Shopware2LXO die Bestellung auf den von Ihnen gewählten Folgestatus. Ist dieser in Shopware nur über mehrere Statuswechsel erreichbar, führt die Anwendung die erforderlichen Zwischenschritte aus.

Sie bestimmen außerdem, ob dabei die Abläufe des Shopware Flow Builders ausgeführt werden. So lässt sich beispielsweise steuern, ob beim Statuswechsel eine Kunden-E-Mail ausgelöst wird.

Auslandsbestellungen und unterstützte Währung

Shopware2LXO unterstützt die Zuordnung von Steuerarten für innergemeinschaftliche Lieferungen, Ausfuhrlieferungen und auf Wunsch EU-Fernverkäufe über OSS. Die Verarbeitung richtet sich nach den Bestelldaten und Ihren Einstellungen.

Währung: Aktuell werden Bestellungen in Euro übertragen.

Mehrere Shops und optionaler KI-Zugriff

Für jeden Shopware-Shop legen Sie ein eigenes Profil mit individuellen Zugangsdaten und Optionen an. Eine Jahreslizenz umfasst beliebig viele eigene Shops und Arbeitsplätze.

Über den integrierten MCP-Server können geeignete KI-Assistenten wie Claude, ChatGPT oder Ollama Bestellungen abfragen, filtern und auswerten. Die Berechtigung zum Lesen und zur Übertragung an Lexware Office legen Sie je Shop fest. Eine Übertragung ist nur mit Ihrer Erlaubnis möglich.

Einrichtung in drei Schritten

1. Zugänge verbinden: In Shopware unter Einstellungen > System > Integrationen eine Integration anlegen. Den Zugangsschlüssel und Sicherheitsschlüssel sowie den API-Schlüssel aus Lexware Office in Shopware2LXO hinterlegen.
2. Optionen festlegen: Bestellstatus für den Abruf, gewünschte Belegart und Folgestatus auswählen. Die integrierte API-Prüfung kontrolliert die Verbindung und unterstützt bei Einrichtungsproblemen.
3. Bestellungen übertragen: Bestellungen abrufen, prüfen und die gewünschten Vorgänge an Lexware Office übergeben.

Voraussetzungen und lokale Datenverarbeitung

• Shopware 6 mit Zugang über die Admin-API
• Shopware-Integration mit Leserechten für Bestellungen und zugehörige Daten sowie Schreibrechten für Statuswechsel
• Lexware Office mit Public-API-Zugang und den benötigten Belegfunktionen
• Rechner mit Windows oder macOS; die Mac-Anwendung unterstützt Intel und Apple Silicon
• Internetverbindung für Shopzugriff und Lexware Office

Ein zusätzliches Plugin im Shopware-Shop ist nicht erforderlich. Shopware2LXO läuft lokal auf Ihrem Rechner und kommuniziert direkt mit Ihrem Shop und Lexware Office. Nach Herstellerangaben werden Bestellungen nicht über einen Zwischenserver geleitet. Zugangsschlüssel werden verschlüsselt gespeichert; Updates werden vor der Installation auf ihre Signatur geprüft.

Jahreslizenz mit Updates und Herstellersupport

Während der Lizenzlaufzeit können Sie unbegrenzt viele Bestellungen übertragen und beliebig viele eigene Shops und Arbeitsplätze nutzen. Enthalten sind alle Updates während der Laufzeit, der MCP-Server sowie Herstellersupport per E-Mail und Ticketsystem.

Die Jahreslizenz endet automatisch. Eine Kündigung ist nicht erforderlich. Bei einer Verlängerung schließt die neue Laufzeit an das bisherige Ablaufdatum an.

Nach Ablauf bleibt Shopware2LXO noch 14 Tage vollständig nutzbar. Anschließend wechselt die Anwendung bis zur Verlängerung in den Demo-Modus.

Shopware2LXO kostenlos testen

Die Demo verarbeitet bis zu fünf Bestellungen, die bereits den eingestellten Status nach Übertragung besitzen. So können Sie den Ablauf mit Ihrem eigenen Shop kennenlernen, ohne laufende Bestellungen zu verändern.

Zusätzlich lässt sich die Sandbox von Lexware Office als Testumgebung verwenden. Alternativ legen Sie Belege zunächst als Entwurf an und prüfen sie vor dem Abschluss.

Testen Sie vor dem Kauf, wie Shopware2LXO Ihre Shopware-Bestellungen in Lexware Office übernimmt.