LXArchiv
PDF-Archivierung

Beschreibung

LXArchiv macht aus der unstrukturierten, internen Dokumentenablage von Lexware ein externes, strukturiertes, digitales PDF-Archiv. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und viele weitere Belegarten lassen sich so vollautomatisch als PDF-Dateien archivieren.

Erstellen Sie mit wenigen Klicks Ihr PDF-Rechnungsarchiv, Lieferscheinarchiv etc. Die Archivierung erfolgt voll automatisch und funktioniert auch mit Ihren Belegen aus den Vorjahren. Auch das Archivieren angepasster Formulare wie z.B. Produktionszettel ist möglich.

LXArchiv: Alle Features der Archivlösung für Lexware

Prinzipiell ist es in Lexware Financial Office möglich, im Hintergrund PDF-Belege beim Druck oder Mailversand erzeugen zu lassen. Die so erzeugten Belege werden alle in einem bestimmten Ordner gesammelt, was allerdings folgende Nachteile mit sich bringt:

• Automatische Archivierung der Belege aller Mandanten.
• Erkennen der Lexware-Belegarten Angebot, Auftragsbestätigung, Proformarechnung, Rechnung, Sammelrechnung, Abschlagsrechnung, Rechnungskorrektur, Stornorechnung, Lieferschein, 1. Mahnung ,2. Mahnung, 3. Mahnung.
• Kundenspezifische Belegarten sind möglich.
• LXArchiv erzeugt GoBD-konforme, verschlüsselte PDF-Dateien (AES 128 Bit). Die Belege können eingesehen und gedruckt, jedoch nicht mehr verändert werden. Sie entsprechen 1:1 der gedruckten Rechnung.
• Schlanke Datensicherung: Archivierte Belege werden optional aus dem Daten-Ordner von Lexware gelöscht. Das macht die ägliche Datensicherung schlank und schnell.
• Zeit und Kosten sparen: LXArchiv spart Zeit und Geld: Keine manuelle Ablage mehr, schnelles Auffinden von Belegen, platzsparende Datensicherung und bis zu 50% weniger Toner- und Papierkosten beim Belegdruck.
• NO CLOUD: LXArchiv ist keine Cloud-Lösung. Sie behalten die komplette Kontrolle über Ihre Daten. Und wenn das Internet mal nicht funktioniert, ist Ihr Archiv immer noch da.

Seit LXArchiv 2018:

Noch flexiblere Archivierung für Belege aus der Lexware Warentwirtschaft

• Auslesen von Kundennummern, ohne auf die Lexware-Datenbank zuzugreifen.
• Über die Option “Original-Belege behalten” können die original PDFs in der Dateiablage von Lexware belassen werden.
• Flexible Ablage mit dem neuen Vorlagen-Editor:

Pro Konfigurationsprofil können sowohl der Ablagepfad, als auch der erzeugte Dateiname frei konfiguriert werden. So sind z.B. folgende Ablagepfade mit LXArchiv 2018 möglich: Jahr/Kundenummer/Belegtyp/Monat oder die Kundennummer im Dateinamen:  Belegtyp_Kundennummer_Datum.pdf – alle erdenklichen Varianten sind möglich:

Systemvoraussetzungen:

• Desktop: Windows 7 oder höher.
• Server: Windows Server 2008 oder höher
• Lexware
  • warenwirtschaft pro oder premium
  • handwerk plus oder premium
  • und alle Office-Programme, in denen eines der vorgenannten Progrmme ab Version 2013 enthalten ist
• Internetverbindung (wird nur beim ersten Start benötigt)

Lizenz:

Die Lizenz gilt immer für die aktuelle Lexware-Version inkl. älterer Versionen, getestet ab Lexware Financial Office pro 2013.

Bei Erscheinen einer neuen Lexware-Version muss auch LXArchiv erneut lizenziert werden.

Demo-Version:

Eine Demo-Version (2020) können Sie hier kostenlos laden.

Im Demo-Modus werden lediglich die ersten 25 Belege archiviert und nicht aus dem Datenordner von Lexware gelöscht. Sollten sich darunter Duplikate befinden, werden im Archiv weniger als 25 Belege auftauchen. Die Demo wird durch Eingabe der Lizenzdaten zur Vollversion.