LXArchiv
PDF-Archivierung

Beschreibung

LXArchiv ergänzt Lexware Financial Office Pro oder Premium um eine PDF-Archivlösung für Ihre Rechnungen, Lieferscheine und vieles mehr.

Erstellen Sie mit wenigen Klicks ein digitales PDF-Archiv. Die Archivierung erfolgt ab dann voll automatisch und funktioniert auch mit Ihren Belegen aus den Vorjahren. Auch das Archivieren angepasster Formulare wie z.B. Produktionszettel ist möglich. LXArchiv kann die Belege mehrerer Mandanten in einem Durchgang archivieren.

LXArchiv 2023: Die neuen Features im Überblick

Das bisher größte Update unseres PDF-Archivs für Lexware Financial Office umfasst die folgenden Features:

Bis zu 19 x schneller mit Multiprocessing

LXArchiv nutzt mehrere CPU-Kerne parallel und archiviert so bis zu 7.400 PDFs pro Minute! Getestet auf einem Apple iMac, 3.6 GHz Intel Core i9-9900K, 64 GB RAM, SSD Drive. Die maximal erreichbare Geschwindigkeit ist systemabhängig.

PDF-Archivierung: Rechnungen, Lieferscheine und mehr in Lexware archivieren

Die unstrukturierte, interne PDF-Ablage von Lexware wird zu einem aufgeräumten, übersichtlichen externen PDF Beleg-Archiv. Nutzen Sie bequem die Volltextsuche von Windows um schnell auf Belege außerhalb von Lexware zuzugreifen. Alle PDFs sind nach Industriestandard verschlüsselt. D.h. weiterhin druckbar, aber nicht mehr änderbar.

Automatische Ablage

LXArchiv macht aus den gesammelten PDF-Dateien im Daten-Ordner von Lexware eine digitale, strukturierte Ablage. Sie finden auf einen Blick den richtigen Vorgang anhand Datum, Belegnummer, Belegart oder Kundennummer.

GoBD-konforme PDF-Dateien

LXArchiv erzeugt GoBD-konforme, verschlüsselte PDF-Dateien (AES 128 Bit). Die Belege können eingesehen und gedruckt, jedoch nicht mehr verändert werden. Sie entsprechen 1:1 der gedruckten Rechnung.

Schlanke, schnelle Datensicherung

Archivierte Belege werden optional aus dem Daten-Ordner von Lexware gelöscht. So bleibt Ihre tägliche Datensicherung schlank und schnell. Das spart Speicherplatz und Ihre wertvolle Zeit.

Zeit und Kosten sparen

LXArchiv spart Ihnen eine Menge Zeit und Geld: Keine manuelle Ablage mehr, schnelles Auffinden von Belegen, platzsparende Datensicherung und bis zu 50% weniger Toner- und Papierkosten bei Belegdruck.

No Cloud

LXArchiv ist KEINE CLOUD-LÖSUNG. Das heißt Sie behalten immer die komplette Kontrolle über Ihre Daten.
Und wenn das Internet mal nicht funktioniert, dann ist Ihr PDF-Archiv immer noch da.

Flexible Datei- und Pfadnamen

Pfad- und Dateinamen können nach Belieben aus Belegtyp, Datum, Monat, Jahr und Kundennummer “zusammengebaut” werden. Strukturieren Sie Ihre Ablage ganz nach Ihren persönlichen Wünschen.

LXArchiv 2023: Neue Funktion ‘Mail-Profil erstellen’

Mit dem neuen Update von LXArchiv kann mit einem einzigen Klick ein zusätzliches Mail-Profil erstellt werden.

• Mail-Profile spielen immer dann eine Rolle, wenn Sie Belege aus Lexware heraus als PDF versenden.
• Diese PDFs werden von Lexware in einem anderen Datenpfad gespeichert. Seit Version 2023 erzeugt Lexware beim Mailversand, selbst wenn die Rechnung zusätzlich gedruckt wird, kein PDF mehr im Pfad “Dokumente”.

Vorlagen-Editor mit Drag & Drop

Beleg-, Pfad- und Dateivorlagen können in LXArchiv nun komfortabel per Drag & Drop bearbeitet werden:

Defekte PDFs aus der internen Ablage von Lexware löschen

Bei abgebrochenen Druckaufträgen entstehen in der internen Ablage von Lexware defekte PDFs mit 0 Byte Größe. Optional können diese nun bereinigt werden:

Einzelne Archivierungs-Jobs automatisieren

Sie haben nun die Wahl, über den Windows Aufgabenplaner alle Archivierungs-Jobs auf einmal oder einzelne Jobs zu automatisieren.

Integrierte Hilfsfunktion

Die Anleitung von LXArchiv wurde ebenfalls überarbeitet und als Hilfsfunktion integriert.

Systemvoraussetzungen:

• Desktop: Windows 7 oder höher.
• Server: Windows Server 2008 oder höher
• Lexware
  • Warenwirtschaft pro oder premium
  • Handwerk plus oder premium
  • und alle Office-Programme, in denen eines der vorgenannten Programme ab Version 2013 enthalten ist
• Internetverbindung (wird nur beim ersten Start benötigt)

Lizenz:

Die Lizenz gilt immer für die aktuelle Lexware-Version inkl. älterer Versionen, getestet ab Lexware Financial Office pro 2013.

Neuere Lexware-Versionen erfordern eine neue Lizenz von LXArchiv. Für Mehrplatz-Umgebungen gilt: LXArchiv wird auf dem Server installiert. Sie benötigen nur 1 Lizenz, unabhängig von der Anzahl der Arbeitsplätze.

Demo-Version:

Eine Demo-Version (2023) können Sie hier kostenlos laden.

Im Demo-Modus werden lediglich die ersten 25 Belege archiviert und nicht aus dem Datenordner von Lexware gelöscht. Sollten sich darunter Duplikate befinden, werden im Archiv weniger als 25 Belege auftauchen. Die Demo wird durch Eingabe der Lizenzdaten zur Vollversion.