Fragen und Antworten zu Faktura+Auftrag und WarenwirtschaftFAQ – Fragen und Antworten zu

Lexware Faktura + Auftrag und Warenwirtschaft

In diesem FAQ Bereich finden Sie praktische Fragen und Antworten zur Arbeit mit Lexware Faktura+Auftrag und Warenwirtschaft: Von der Angebotserstellung bis zur Lagerverwaltung.

Sollten Sie dennoch nicht fündig werden, stehen wir Ihnen gern persönlich zur Verfügung – nehmen Sie einfach für eine individuelle Beratung Kontakt mit uns auf.

Allgemeine Fragen zu Lexware Faktura+Auftrag und Warenwirtschaft

Ja, die Software eignet sich besonders für kleine Betriebe, Selbstständige und Freiberufler. Sie ermöglicht eine einfache Erstellung von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Gutschriften – ohne unnötigen Funktionsumfang.

Mit dem integrierten Modul „Lexware E-Rechnung“ lassen sich Rechnungen digital erstellen und direkt an Kunden senden. Damit erfüllen Sie die Anforderungen an elektronische Rechnungsstellung gemäß EU-Norm.

Ja. Mit dem Service „Lexware Poststelle“ übernimmt Lexware den Druck, das Kuvertieren und den Versand Ihrer Rechnungen – direkt aus der Software heraus.

Ja, eine Datensicherung lässt sich problemlos auf einen neuen Rechner übertragen – vorausgesetzt, Sie nutzen dieselbe Programmversion. Bei Versionsunterschieden empfiehlt sich eine vorherige Rücksprache mit unserem Support.

Nach Ablauf der Lizenz können Sie weiterhin auf Ihre Daten zugreifen, aber keine neuen Daten mehr erfassen und keine Daten auswerten.

Ja – über die cloudbasierte Lösung „Lexware Office“ ist der Zugriff auch mobil möglich. Die Desktop-Versionen von Faktura+Auftrag bzw. Warenwirtschaft sind dagegen rein lokal installiert.

Die Software umfasst alle zentralen Bereiche der Warenwirtschaft: Artikelverwaltung, Einkauf, Verkauf, Lagerhaltung, Auftragsabwicklung, Mahnwesen und Berichte. Ideal zur Steuerung Ihrer Warenflüsse.

Sobald bei einem Artikel der definierte Mindestbestand erreicht ist, schlägt die Software automatisch eine Nachbestellung vor. So bleibt Ihr Lager stets optimal bestückt.

Lexware Warenwirtschaft enthält viele ERP-nahe Funktionen, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen. Sie konzentriert sich auf Warenfluss und Auftragsbearbeitung, ist aber kein vollständiges ERP mit Personal- oder Produktionsmodulen.

Ja – Lexware Warenwirtschaft in der Premium-Version ist mehrlagerfähig. Das bedeutet, Sie können mehrere Lagerorte definieren, Lagerbewegungen verfolgen und standortgenaue Bestände verwalten.

Über Zusatzmodule und Partnerlösungen können Sie Lexware über die Shop-Schnittstelle mit Shopsystemen wie Amazon, eBay, Shopify oder WooCommerce verbinden. Ideal für Omnichannel-Vertrieb.

Ja – Artikel können in der Premium-Version mit Barcodes verknüpft und Seriennummern verwaltet werden. Das erleichtert die Lagerlogistik und sorgt für eine eindeutige Rückverfolgbarkeit.

 

Weitere Fragen und Antworten zu Faktura+Auftrag und Warenwirtschaft:

Haben Sie sich schon mal gefragt, wie genau eine Abschlagrechnung in Lexware funktioniert? Oder wann Sie diese überhaupt erstellen dürfen? Dann sind Sie hier richtig. Viele verwechseln die Abschlagrechnung mit der Teilrechnung. Dabei gibt es einen wichtigen Unterschied. Möchten Sie wissen, welcher das ist? Dann lesen Sie weiter. Wir erklären alles verständlich, Schritt für Schritt – ohne Fachchinesisch.

Was ist eine Abschlagrechnung?

Stellen Sie sich vor: Sie erhalten eine Anzahlung vom Kunden. Sie wollen dafür einen Beleg schreiben? Genau das ist eine Abschlagrechnung.

Wichtig: Die Leistung darf noch nicht erbracht worden sein. Es geht nur um die Zahlung im Voraus. Nur dann ist die Umsatzsteuer nicht sofort fällig.

Kurz gesagt:
Die Abschlagrechnung fordert Geld an – bevor Sie liefern oder leisten.

Unterschied zur Teilrechnung

Hier passiert oft der Denkfehler.

  • Eine Teilrechnung wird gestellt, nachdem ein Teil der Leistung erbracht wurde.

  • Eine Abschlagrechnung wird gestellt, bevor etwas geleistet wurde.

Klingt einfach, oder? Trotzdem führt das in der Praxis oft zu Fehlern.

Warum das wichtig ist

Weil der Zeitpunkt der Umsatzsteuer zählt!

Bei einer Abschlagrechnung zahlen Sie gemäß § 15 Absatz 1 Nummer 1 Satz 3 Umsatzsteuergesetz (UStG) die Umsatzsteuer erst, wenn das Geld auf dem Konto ist. Egal, ob Sie für Soll- oder Ist-Besteuerung veranlagt sind.

Bei einer Teilrechnung (Leistung ist schon erfolgt) wird die Umsatzsteuer sofort fällig – auch ohne Geldeingang, sofern Sie der Soll-Besteuerung unterliegen.

Sie wissen nicht, ob Sie zur Soll- oder zur Ist-Besteuerung veranlagt sind? Falls nicht, fragen Sie Ihren Steuerberater. Das ist wichtig für Ihre Buchhaltung.

Umsetzung in Lexware Faktura + Auftrag / Warenwirtschaft

Die Abschlagrechnung ist dort ein eigener Belegtyp. Aber Achtung – sie ist nicht mit Angeboten oder Aufträgen „verbunden“. Sie steht allein.

Wie erstellen Sie eine Abschlagrechnung?

  1. Öffnen Sie einen neuen Beleg.

  2. Wählen Sie „Abschlagrechnung“.

  3. Schreiben Sie eine manuelle Position mit dem Text z. B.: „Anzahlung laut Angebot Nr. 12345“.

  4. Geben Sie den gewünschten Betrag ein.

Fertig. So einfach geht das.

Später, in der Schlussrechnung, ziehen Sie die Anzahlung einfach ab. Das kann auch automatisch passieren – wenn Sie die Belege korrekt verknüpfen.

Und in Lexware Buchhaltung?

Jetzt wird es etwas technischer. Aber keine Sorge – wir erklären es Ihnen einfach.

Wichtig zu wissen:
Die Abschlagrechnung selbst darf nicht gebucht werden. Sie ist nur eine Zahlungsanforderung – keine Leistung!

Was wird also gebucht?

👉 Nur der Zahlungseingang!

Dieser landet auf dem Konto „Erhaltene Anzahlungen 19 % USt.“

  • SKR03: Konto 1718

  • SKR04: Konto 3272

So geht’s:

  1. Kunde zahlt 300 € brutto auf Ihre Bank.

  2. Sie buchen: Bank an „Erhaltene Anzahlungen“.

Noch keine Erlöse!

Wie geht es dann weiter?

Später erstellen Sie die Schlussrechnung über den Gesamtbetrag.

Zum Beispiel:

  • Gesamtbetrag: 1.000 €

  • Anzahlung: 300 €

Jetzt buchen Sie wie folgt:

Buchung Soll Haben Betrag
Zahlungseingang Anzahlung Bank Erhaltene Anzahlungen 300 €
Schlussrechnung Debitor Erlöse 19 % 1.000 €
Umbuchung Anzahlung Erhaltene Anzahlungen Debitor 300 €
Zahlungseingang Schlussrechnung Bank Debitor 700 €

Klingt logisch, oder?

Fehler vermeiden

Viele Nutzer machen einen klassischen Fehler: Sie buchen die Abschlagrechnung debitorisch.

Das heißt: Sie verbuchen die Forderung an den Kunden – obwohl noch keine Leistung erbracht wurde.

Warum ist das ein Problem?

Weil der Betrag dann in Ihrer Bilanz als Forderung erscheint. Das stimmt aber nicht! Es wurde ja noch nicht geliefert.

Deshalb: Keine Forderung buchen, solange keine Leistung erbracht wurde.

Tipps für Ihre Praxis

  • Arbeiten Sie mit klaren Texten im Beleg.

  • Weisen Sie auf das Angebot hin, wenn Sie die Anzahlung fordern.

  • Prüfen Sie Ihre Besteuerungsart – Ist-Besteuerung oder Soll-Besteuerung?

  • Nutzen Sie die Konten 1718 (SKR03) oder 3272 (SKR04) für Anzahlungen.

  • Buchen Sie nur tatsächliche Geldeingänge.

Häufige Fragen

Muss ich für jede Anzahlung eine eigene Abschlagrechnung schreiben?
Ja, das ist empfehlenswert. So bleibt alles nachvollziehbar.

Kann ich in Lexware mehrere Abschläge erstellen?
Ja, Sie können mehrere Abschlagrechnungen schreiben. Später ziehen Sie alle in der Schlussrechnung ab.

Was passiert bei Storno oder Rückzahlung?
Dann müssen Sie die Anzahlung entsprechend wieder ausbuchen. Am besten mit einem Steuerberater klären.

Wo finde ich die Abschlagrechnungen in Lexware?
Im Bereich der Verkaufsbelege. Dort wählen Sie einfach den Belegtyp „Abschlagrechnung“.

Haben Sie schon mal einen Kostenvoranschlag angefordert? Oder ein Angebot erhalten? Klingt ähnlich – ist aber rechtlich nicht dasselbe. Wissen Sie, wann ein Angebot bindend ist? Oder wie stark ein Kostenvoranschlag abweichen darf? Keine Sorge, das erklären wir Ihnen hier – klar, verständlich und ohne Paragraphen-Kauderwelsch.

Worum geht’s hier eigentlich?

Stellen Sie sich vor: Sie wollen eine Werkstatt, einen Handwerker oder einen Dienstleister beauftragen.

Natürlich wollen Sie vorher wissen: Was kostet mich das?

Also bitten Sie um eine Kostenaufstellung. Jetzt kommt’s:

  • Ist es ein Angebot? Dann ist der Preis verbindlich.
  • Ist es ein Kostenvoranschlag? Dann darf er teurer werden – aber nicht grenzenlos.

Klingt wichtig? Ist es auch!

Was ist ein Angebot?

Ein Angebot ist eine klare Sache.

Der Anbieter sagt: „Ich mache das für Summe X.“ Sie nehmen an – der Vertrag steht.

Und dann? Der Anbieter ist gebunden. Das heißt:

Er darf nicht plötzlich mehr verlangen. Auch nicht, wenn er sich verrechnet hat.

Ein Angebot ist rechtlich verbindlich. Der Unternehmer kann es nur aufheben, wenn er:

  • es rechtzeitig widerruft, oder
  • es mit Freizeichnungsklausel (z. B. „Preis freibleibend“) versehen hat.

Wann ist das Angebot gültig?

Ein Angebot gilt nur für eine gewisse Zeit. Reagieren Sie zu spät, kann es verfallen.

Oder: Sie ändern etwas an der Bestellung. Dann muss der Anbieter nicht mehr liefern – zumindest nicht zu dem ursprünglichen Preis.

Was ist ein Kostenvoranschlag?

Ein Kostenvoranschlag sieht ähnlich aus – ist aber etwas anderes.

Hier listet der Unternehmer die Arbeiten und geschätzten Kosten auf. Wichtig: geschätzt!

Er rechnet also vorab, was voraussichtlich anfällt. Dabei kann er sich verschätzen – und das ist rechtlich erlaubt.

Wie stark darf ein Kostenvoranschlag abweichen?

Gesetzlich ist eine Kostenabweichung von 15 bis 20 % erlaubt.

Klingt viel? Ja, ist es auch. Deshalb sollten Sie immer nachfragen, ob es verbindlich gemeint ist.

Wenn der Unternehmer die Kosten deutlich überschreitet, haben Sie zwei Möglichkeiten:

  1. Sie genehmigen den höheren Preis.
  2. Sie kündigen den Vertrag. Dann zahlen Sie nur für das, was bis dahin erledigt wurde.

Achtung: Der Unternehmer muss Ihnen die Überschreitung rechtzeitig mitteilen. Tut er das nicht, kann das teuer für ihn werden – Stichwort: Schadensersatz (§ 280 BGB).

Gibt es auch verbindliche Kostenvoranschläge?

Ja, die gibt’s.

Das nennt man dann verbindlichen Kostenvoranschlag oder garantierten Kostenvoranschlag. Oft ist das wie ein Festpreisangebot.

Der Unternehmer sagt damit: „Mehr wird’s nicht kosten.“ Und daran muss er sich halten.

Was passiert, wenn er sich verkalkuliert?

Auch Profis verrechnen sich mal.

Hat der Anbieter wirklich einen groben Kalkulationsfehler gemacht, kann er den Kostenvoranschlag anfechten.

Aber das klappt nur selten. Und er muss nachweisen, dass ein echter Irrtum vorlag – nicht nur schlechte Planung.

Muss man für einen Kostenvoranschlag bezahlen?

Grundsätzlich nein.

Laut § 632 Abs. 3 BGB ist der Kostenvoranschlag kostenlos, wenn nichts anderes vereinbart wurde.

Aber: In manchen Branchen ist es üblich, dafür Geld zu verlangen. Zum Beispiel bei Architekten oder Gutachtern.

Tipp: Fragen Sie vorher nach, ob der Kostenvoranschlag etwas kostet. Dann gibt’s später kein böses Erwachen.

Unterschied: Angebot vs. Kostenvoranschlag

Merkmal Angebot Kostenvoranschlag
Rechtlich bindend? Ja Nein
Preis darf abweichen? Nein Ja, um 15–20 %
Vertrag bei Annahme? Ja Nur bei Einigung
Bei Verzug Schadensersatz? Möglich Möglich
Kostenpflichtig? Meist nein Meist nein, aber kann sein

Was sollten Sie als Kunde beachten?

  • Lesen Sie genau: Steht „verbindlich“ oder „unverbindlich“ drauf?
  • Klären Sie die Kosten: Fragen Sie nach möglichen Abweichungen.
  • Vereinbaren Sie schriftlich: Mündliche Zusagen sind schwer nachweisbar.
  • Fordern Sie eine Freizeichnungsklausel, wenn Sie selbst Angebote erstellen.

Was sollten Unternehmer wissen?

  • Nutzen Sie klare Begriffe: Angebot oder Kostenvoranschlag?
  • Machen Sie schriftliche Angaben – das schützt vor Missverständnissen.
  • Verwenden Sie Freizeichnungsklauseln, wenn Sie flexibel bleiben wollen.
  • Denken Sie an die rechtzeitige Info bei Kostenüberschreitungen.

So vermeiden Sie Ärger mit Kunden und sorgen für transparente Abläufe.

Fazit: Kostenvoranschlag oder Angebot – was passt besser?

Sie wollen Sicherheit? Dann fordern Sie ein verbindliches Angebot.

Sie wollen erstmal nur eine grobe Orientierung? Dann reicht ein unverbindlicher Kostenvoranschlag.

Als Anbieter sollten Sie genau wissen, was Sie dem Kunden geben – und wie Sie sich rechtlich absichern.

So bleiben Sie fair – und professionell.

Lexware zeigt statt Gesamtpreis nur die Menge? So lösen Sie den Fehler „Preis pro“

Sie öffnen einen Auftrag in Lexware – und wundern sich: Statt des Gesamtpreises sehen Sie nur eine Zahl, nämlich die Menge. Was ist da los? Keine Sorge. Das passiert häufiger, als Sie denken. Und die Lösung ist einfacher, als sie aussieht.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie den Fehler in wenigen Schritten beheben.

Warum zeigt Lexware den Gesamtpreis nicht an?

Der Grund liegt oft in einem unscheinbaren Feld: „Preis pro“ im Artikelstamm.

Kennen Sie das?

Sie legen einen Artikel an und tragen dort einen Preis ein. Aber an der falschen Stelle. Im Feld „Preis pro“ sollte keine Summe stehen. Warum nicht? Weil dieses Feld nicht für den Euro-Betrag gedacht ist. Sondern für die Menge pro Mengeneinheit, im Normalfall also eine “1”.

Was bedeutet „Preis pro“ überhaupt?

Mit „Preis pro“ legen Sie fest, auf wie viele Einheiten sich Ihr Einzelpreis bezieht.

Zum Beispiel:

  • „1,00“ bedeutet: Preis gilt pro 1 Stück.
  • „100,00“ bedeutet: Preis gilt für 100 Stück.

Tragen Sie hier einen Preis ein, rechnet Lexware falsch. Im Auftrag erscheint dann nicht der Gesamtpreis, sondern die eingegebene Menge.

Wie beheben Sie den Fehler?

Gut, dass Sie fragen. Es ist ganz einfach.

Gehen Sie so vor:

1. Öffnen Sie die Artikelverwaltung

Gehen Sie in Lexware zu „Verwaltung > Artikel“.

Suchen Sie den Artikel, bei dem der Fehler auftritt.

2. Wechseln Sie auf das Register „Warengruppen/Preise“

Hier finden Sie das Feld „Preis pro“ ganz oben.

Steht dort ein Euro-Betrag? Dann ist das der Fehler.

3. Tragen Sie „1,00“ ein

In den meisten Fällen gilt der Preis pro 1 Stück. Dann gehört dort die Zahl 1,00 rein – und nichts anderes.

Speichern Sie den Artikel danach.

4. Korrigieren Sie den fehlerhaften Auftrag

Gehen Sie jetzt zurück zum Auftrag, bei dem der Fehler aufgetreten ist. Öffnen Sie ihn zur Bearbeitung.

5. Korrigieren Sie jede Position einzeln

Klicken Sie in der Auftragsbearbeitung jede fehlerhafte Position doppelt an. Klicken Sie rechts neben dem Feld „Artikelname“ auf die Lupe.

6. Überprüfen und übernehmen Sie den Artikel

Kontrollieren Sie, ob der richtige Artikel ausgewählt ist. Dann klicken Sie auf „Übernehmen“.

7. Speichern Sie die korrigierte Position

Im Fenster „Auftragsbearbeitung“ klicken Sie auf den grünen Haken. Jetzt aktualisiert Lexware die Position. Der Gesamtpreis wird nun korrekt angezeigt.

8. Wiederholen Sie das für alle fehlerhaften Positionen

Haben Sie mehrere fehlerhafte Positionen? Wiederholen Sie die Schritte für jede einzelne.

9. Speichern Sie den gesamten Auftrag

Zum Schluss klicken Sie auf „Speichern“. Fertig! Jetzt stimmt alles wieder.

Warum tritt der Fehler überhaupt auf?

Viele Nutzer verwechseln das Feld „Preis pro“ mit dem eigentlichen Preisfeld. Das ist verständlich. Denn die Bezeichnung wirkt auf den ersten Blick irreführend. Doch technisch hat das Feld eine klare Bedeutung: Es definiert die Menge pro Mengeneinheit.

Wie können Sie solche Fehler in Zukunft vermeiden?

  • Tragen Sie den Artikelpreis nur im Feld „Einzelpreis“ ein.
  • Nutzen Sie „Preis pro“ nur für die Mengeneinheit – in der Regel „1,00“.
  • Prüfen Sie neue Artikel direkt nach dem Anlegen.
  • Erstellen Sie einen Testauftrag, um die Preisberechnung zu kontrollieren.

Was tun bei vielen betroffenen Artikeln?

Haben Sie viele Artikel, bei denen „Preis pro“ falsch eingetragen wurde? Dann lohnt sich ein kurzer Check Ihrer Stammdaten. Sortieren Sie die Artikelliste nach dem Feld „Preis pro“. So sehen Sie auf einen Blick, wo abweichende Werte stehen. Alternativ können Sie mit einem Datenexport und einer Tabellenkalkulation (z. B. Excel) arbeiten. Dort lassen sich falsche Einträge schnell identifizieren – und später manuell korrigieren.

Sie brauchen Unterstützung?

Keine Zeit, alles manuell zu prüfen? Oder unsicher, wie Sie vorgehen sollen? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Unser Team hilft Ihnen gerne weiter – schnell, direkt und unkompliziert.