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Jedes Unternehmen muss neben dem Kerngeschäft auch seine administrativen Aufgaben erfüllen. Diese fallen z. B. für die Finanzbuchhaltung, die Personalplanung oder die interne Kostenrechnung an. In großen Unternehmen wird für diese Zwecke eine eigene Abteilung – z. B. Buchhaltung, Personalabteilung oder Rechtsabteilung – eingerichtet. Haben Sie sich als Einzelkaufmann selbstständig gemacht oder sind Sie Mitgründer eines KMU-Unternehmens würde dies mit einem Aufwand und Kosten verbunden sein, die Sie nicht tragen könnten. Für Sie bietet es sich als zielführenden Ausweg an, eine kaufmännische Komplettlösung in Ihrem Betrieb zu implementieren.
Mit einer kaufmännischen Komplettlösungen können Sie ohne hohe Kosten und mit einem geringen Zeitaufwand alle administrativen Aufgaben angehen, die bei Ihnen anfallen. Die kaufmännische Komplettlösung unterstützt Sie bei der Abwicklung Ihre Finanzbuchhaltung oder Ihre Steuererklärung ebenso optimal, wie bei der Kostenrechnung oder Ihrer Auftragsbearbeitung.
Was ist eine kaufmännische Komplettlösung?
Abhängig von der Art Ihres Unternehmens und dem Umfang Ihrer Aufträge, bewältigen Sie jeden Tag viele Aufgaben. Zur Unterstützung bieten Ihnen die Hersteller geeignete Softwarelösungen an. So erhalten Sie z. B. für die Finanzbuchhaltung, die Lohnbuchhaltung und den logistischen Bereich Programme, die Sie in dem jeweiligen Gebiet unterstützend einsetzen können.
Eine kaufmännische Komplettlösung schafft Ihnen Lösungen für alle diese Aufgaben in einem Paket. Damit erfüllen Sie nicht nur Ihre steuerlichen Verpflichtungen gegenüber dem Finanzamt. Sie entwickeln für sich eine Rund-um-Organisation, mit der Sie auch alle innerbetrieblichen Abläufe ideal steuern können. So ist es Ihnen z. B. möglich, die kaufmännische Komplettlösung in den folgenden Bereichen einsetzen:
- Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung
- Jahresabschluss und Steuererklärungen
- Warenwirtschaft und Auftragsbearbeitung
- Kostenrechnung
Für welche Unternehmen ist eine kaufmännische Komplettlösung besonders geeignet?
Von dem Einsatz einer kaufmännischen Komplettlösung profitiert jedes Unternehmen. Denn mit den Tools, die hier benutzerfreundlich eingesetzt werden können, lassen sich alle Aufträge optimal abwickeln, die in Ihrem Unternehmen anfallen.
Im Besonderen profitieren Sie aber auch, wenn Sie sich als Einzelunternehmer oder Gründer eines Startups bei der Erstellung der monatlichen Finanzbuchhaltung, der Rechnungserstellung oder der Auftragsbearbeitung unterstützen lassen.
Stellen Sie z. B. einen neuen Mitarbeiter ein, nutzen Sie die Tools der Lohn-und Gehaltsabrechnung, um eine gesetzeskonforme Gehaltsabrechnung zu erstellen. Überdies übermitteln Sie mithilfe des Lohnprogramms die Lohnsteueranmeldung und die Beitragsnachweise für die Krankenkassen zu den passenden Terminen.
Verkaufen Sie Produkte, sind Sie darauf angewiesen, die Waren- und Materialströme detailliert abzubilden. Dies regelt ein Warenwirtschaftssystem, das in einer kaufmännischen Komplettlösung integriert ist.
Welche Funktionen sollte die Software für eine kaufmännische Komplettlösung haben?
Den Bedarf, den eine kaufmännische Komplettlösung in Ihrem Unternehmen abdecken soll, ermitteln Sie individuell. Beachten Sie, dass die Software alle notwendigen Anforderungen erfüllt und Sie in Ihrem Bürobetrieb oder Produktionsunternehmen optimal unterstützt werden möchten. Eine kaufmännische Komplettlösung sollte deshalb zumindest diese Grundfunktionen enthalten:
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) mit Schnittstelle zur Anlage EÜR in der Einkommensteuererklärung
- Finanzbuchhaltung und Lohbuchhaltung (soweit Personal beschäftigt wird)
- Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV)
- Rechnungsprogramm und Tool für die Auftragsbearbeitung
- Steuerprogramme: Hierzu zählen die Einkommensteuer und die Umsatzsteuer. Ein Programm zur Erstellung der Gewerbesteuererklärung ist nur erforderlich, wenn kein Kleingewerbebetrieb vorliegt und keine freiberufliche Tätigkeit ausgeführt wird.
Welche Vorteile bietet eine kaufmännische Komplettlösung?
Der Einsatz einer kaufmännischen Komplettlösung ist für Sie als Einzelunternehmen oder kleines mittleres Unternehmen (KMU) mit den folgenden Vorteilen verbunden:
- Sie erledigen die komplette Finanzbuchhaltung, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder einen Jahresabschluss, der mindestens aus einer Bilanz und einer GuV besteht.
- Eine kaufmännische Komplettlösung unterstützt Sie in allen Bereichen der Auftragsbearbeitung. Hierzu zählt auch die Erstellung rechtskonformer Rechnungen.
- Mit der Software haben Sie Ihre komplette Warenwirtschaft im Griff.
- Sie ermitteln Ihre monatliche und jährliche Steuerlast. Dies erlaubt Ihnen eine bessere Kalkulation Ihrer Finanzen.
- Sie rechnen Ihre Löhne und Gehälter rechtssicher ab.
Was ist bei dem Kauf einer Komplettlösung für die Buchhaltung wichtig?
Achten Sie bei dem Erwerb einer Softwarekomplettlösung für den kaufmännischen Bereich Ihres Unternehmens auf die folgenden Punkte:
- Stellen Sie vor dem Erwerb einer kaufmännischen Komplettlösung fest, wie groß Ihr Bedarf an der technischen Unterstützung für die Erledigung der administrativen Aufgaben ist.
- Soll die Softwarelösung Sie nur bei der Erstellung der Finanzbuchhaltung helfen oder noch weitere Funktionen (Warenwirtschaft, Lohnbuchhaltung, Jahresabschluss) erfüllen?
- Ist es für Ihr Unternehmen sinnvoll, mehrere Software-Lizenzen einzusetzen?
- Arbeiten Sie viel von unterwegs? Dann könnte ein Cloud-Lösung eine gute Alternative sein. Hiermit hätten alle befugten Mitarbeiter gleichzeitig Zugriff auf ein Dokument.
- Sollte die kaufmännische Komplettlösung über Schnittstellen zu anderen Programmen verfügen? Dies ist z. B. sinnvoll, wenn Sie in Ihrem Haus die Finanzbuchhaltung erstellen, und die Daten für die Jahresabschlusserstellung an Ihren Steuerberater übermitteln.
Kaufmännische Komplettlösung und Datenschutz
Die Erfüllung der Datenschutzbestimmungen, die insbesondere von dem Bundesdatenschutzgesetz und der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vorgegeben werden, spielen auch bei dem Erwerb einer Softwarekomplettlösung für den kaufmännischen Bereich eine zentrale Rolle.
Als gewissenhafter Unternehmer halten Sie sich an die Vorschriften, die der Gesetzgeber zur Erhebung, Speicherung und Verarbeitung von Daten vorgesehen hat. Unterstützt werden Sie mit den Tools, die Ihnen eine kaufmännische Komplettlösung bietet. Regelmäßige Updates der Software tragen überdies dazu bei, dass Sie stets auf dem neusten Stand sind, wenn die Datenschutzbestimmungen aktualisiert werden.
