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Quelle: Alexandra Vollmer

Nicht abheben! Warum Sie Termine machen sollten

Telefonieren ist vollkommen okay. Wenn der Gesprächspartner am anderen Ende der Leitung darauf vorbereitet ist.

Da arbeiten Sie konzentriert an einer Präsentation, an einem wichtigen Angebot oder bereiten das Projektmeeting vor, das in 45 Minuten in illustrer Runde stattfinden soll. Plötzlich klingelt das Telefon. Sie sind raus. Nicht nur, dass Sie für den Anrufer Rüstzeit brauchen, Sie werden auch wieder Zeit benötigen, um in Ihr eigenes Thema hineinzukommen. Das ist einer der Gründe, warum Adrien Joly, freiberuflicher Webprogrammierer, empfiehlt, das Telefon im Zweifel klingeln zu lassen. Sechs Gründe sprechen dafür, den Hörer nicht abzuheben:

1. Sie sind beschäftigt

Was der Anrufer zu sagen hat, ist im Moment wahrscheinlich nicht so dringend wie das, was Sie momentan tun. Die meisten Anrufer melden sich schließlich, weil der Zeitpunkt für sie jetzt gerade zweckmäßig ist. Das bedeutet aber nicht, dass das auch für Sie der Fall ist. Bitten Sie den Anrufer, Ihnen eine SMS zu schreiben, wenn es sehr dringend ist, andernfalls eine Mail. Dann können Sie sich zurückmelden.

2. Ihr Planungstool ist auf Ihrem Smartphone

Bei vielen Anrufen geht es um Terminvereinbarungen, sei es für eine Meeting oder einen Auftrag, der besprochen werden soll. In diesem Moment braucht es den Blick auf den Kalender oder auf die To-do-Liste, um Kapazitäten abzuschätzen. Doch diese Tools sind bei vielen von uns auf dem Smartphone – mit dem Sie gerade telefonieren … Termine lassen sich besser per Mail oder via Doodle-Link vereinbaren.

3. Ein Telefonanruf hinterlässt keine Spuren

Während des Telefonanrufs werden häufig Entscheidungen getroffen. Aus Zeitgründen werden sie in der Regel nicht schriftlich festgehalten, beispielsweise in einem Ergebnisprotokoll per E-Mail. Dadurch kommt es im Nachgang häufig zu Missverständnissen. Entscheidungen sollten besser via Mail getroffen werden. Braucht es dafür doch das Telefonat, so vereinbaren Sie dafür einen Termin. Dann sind Sie vorbereitet, notieren sich das Wichtigste direkt in ein Memo und können dieses im Nachgang effizient an den oder die Teilnehmer des Gespräches senden.

4. Die Kommunikation am Telefon ist ineffizient

Ähnlich wie die Ansprache durch einen Kollegen bedeutet auch das spontane Telefonat, dass Sie die Sache, an der Sie gerade arbeiten, unterbrechen müssen. Sie greifen zum Hörer – und sind mit einer hohen Wahrscheinlichkeit nicht gut vorbereitet. Die Konsequenz: Ihr Gespräch verläuft ineffizient. Besser ist es, via Mail oder SMS ein Telefonat zu vereinbaren und durch eine Mail inhaltlich vorzuskizzieren. Dabei werden beide Seiten gezwungen, über die Sache nachzudenken, sowie Standpunkte und Erwartungen klar zu formulieren. Möglicherweise reicht dieser Prozess schon aus, um das Telefonat sogar gänzlich überflüssig zu machen.

5. Ein Telefonanruf kommt ungelegen

Manche Momente sind einfach nicht zum Telefonieren geschaffen. Möglicherweise haben Sie Kopfschmerzen oder schlechte Laune. Aus Höflichkeit lehnen Sie das Gespräch dennoch nicht ab. Dass dabei nicht viel herauskommt, versteht sich von selbst.

6. Sie erinnern sich nicht

Möglicherweise ruft Sie jemand an, den Sie vor längerer Zeit auf einer Konferenz getroffen hast. Ihr Gesprächspartner hatte Zeit, sich auf das Telefonat vorzubereiten. Er weiß, wen er am anderen Ende der Leitung hat. Sie nicht. Vielleicht haben Sie keinen Schimmer, wer Sie da anruft. Eine unangenehme Situation, die sich vermeiden lässt, wenn Sie das Gespräch vorher vereinbart hätten.

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