Allgemeine Informationen zum OSS-Verfahren

Was ist das OSS-Verfahren?

Das OSS-Verfahren (One-Stop-Shop-Verfahren) ist eine Neuregelung für Fernverkäufe, Lieferungen und sonstige Leistungen über elektronische Schnittstellen an Privatkunden innerhalb der EU. Es ermöglicht eine vereinfachte Abwicklung der Umsatzsteuer für Unternehmen, da diese nur noch eine einzige Anmeldung und Zahlung an die Steuerbehörden vornehmen müssen.

Was ist das Mehrwertsteuer-Digitalpaket?

Das Mehrwertsteuer-Digitalpaket ist eine europäische Initiative zur Modernisierung des Mehrwertsteuersystems. Es umfasst unter anderem das OSS-Verfahren und trat ab dem 1. Juli 2021 in Kraft.

Wie kann ich das OSS-Verfahren in meiner Lexware Software nutzen?

Um das OSS-Verfahren in der Lexware Warenwirtschaft nutzen zu können, müssen Sie folgende Schritte durchführen:

Schritt 1:

Aktivieren Sie das OSS-Verfahren in den Firmenangaben.

Beachten Sie, dass die Aktivierung in der Software nicht zu einer Anmeldung beim Bundeszentralamt für Steuern führt. Hierfür müssen Sie sich separat beim Bundeszentralamt für Steuern beim Bundeszentralamt für Steuern anmelden.

Schritt 2:

Prüfen Sie die neuen Steuersätze für das OSS-Verfahren.

In der Verwaltung der Steuersätze finden Sie die neuen Steuersätze “OSS-Fernverkauf DE > EU (B2C)” und “OSS-Leistungen DE > EU (B2C)”, die Sie direkt in der Auftragserfassung pro Position festlegen können.

Hinweise:

• Verwenden Sie die Steuersätze mit Steuerart „OSS“ nicht in Ihren Warengruppen, da Sie sonst steuerfreie Aufträge erfassen.
• Achten Sie auf die korrekte Hinterlegung der DATEV-Steuerschlüssel am Steuersatz.
  –> Fernverkauf: 10, 240
  –> Sonst. Leistungen: 44, 250

Schritt 3:

Um später auswerten zu können, in welchem EU-Land welche Umsatzsteuer von Ihnen abzuführen ist, legen Sie zwei neue Erlöskonten an, eines für Fernverkäufe, eines für sonstige Leistungen.

Hinweis: Für die Nutzung des OSS-Verfahren wird es nach aktuellem Stand aufgrund der Anzahl der EU-Mitgliedsstaaten und der unterschiedlichen Steuersätze keine neuen DATEV-Standard-Konten geben. Die Konten, die Sie benötigen, sind daher individuell von Ihnen anzulegen. Stimmen Sie sich entsprechend mit Ihrem Steuerbüro ab.

Beispiel: Anlage eines Kontos am Beispiel ‘OSS Fernverkäufe’:

1. Öffnen Sie das Menü ‘Verwaltung – Kontenverwaltung’.
2. Im SKR-03 markieren Sie als Vorlage z. B. das Konto 8320, bei SKR-04 das Konto 4320.
3. Klicken Sie auf ‘Kopieren’.
4. Ändern Sie die Kontonummer je nach Kontenrahmen auf SKR-03: 8321; SKR-04: 4321.
5. Ändern Sie die Bezeichnung auf ‘Erlöse aus OSS Fernverkäufen’.
6. Wählen Sie in der Zeile ‘gültig ab: 01.01.2021’ den Steuersatz ‘ OSS-Fernverkauf’:
   
7. Klicken Sie so lange auf ‘Weiter’, bis Sie auf ‘Speichern’ klicken können.
   Hinweise

• • Achten Sie darauf, dass Ihre neu angelegten Konten nicht als DATEV Automatikkonten markiert sind!
  • Beachten Sie, dass als USt. Pos Vor. 45 und als USt. Pos Erkl. 205 ausgewählt ist

Schritt 4:

Hinterlegen Sie die Erlöskonten an den Kategorien.

Die Steuerkategorien dienen der genaueren Spezifikation Ihrer Auftragspositionen und müssen mit den für OSS angelegten Erlöskonten verknüpft sein.

1. Öffnen Sie in der Warenwirtschaft das Menü ‚Verwaltung – One-Stop-Shop Steuerkategorien verwalten‘
2. Hinterlegen Sie Ihre zuvor angelegten Erlöskonten an der entsprechenden Kategorie:
   
3. Klicken Sie ‚Speichern‘.

Schritt 5:

Kennzeichnen Sie relevante Kunden als Privatkunde EU und hinterlegen Sie das Länderkürzel.

Um Aufträge mit OSS-Eigenschaften erfassen zu können, müssen relevante Kunden gekennzeichnet sein.

1. Öffnen Sie Ihre Kundenübersicht
2. Klicken Sie auf einen für das OSS-Verfahren relevanten Kunden und wählen Sie im Kontextmenü ‚Bearbeiten‘.
3. Gehen Sie auf der Seite ‚Rechnungsstellung‘ und markieren Sie hier den Kunden als Privatkunde EU und hinterlegen Sie das entsprechende Länderkürzel:
   
4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Schritt 6:

Bestätigen Sie den One-Stop-Shop bei der Auftragserfassung.

Erstellen Sie einen Auftrag für einen als Privatkunden EU gekennzeichneten Kunden, können Sie diesen Auftrag mit OSS-Merkmalen erstellen. In diesem Auftrag stehen Ihnen dann nicht wie gewohnt Warengruppen zur Verfügung, sondern Kategorien und Steuersätze des entsprechenden Empfängerlandes. Ihre Artikel wählen Sie weiterhin wie gewohnt aus der Artikelleiste aus.

Beachten Sie, dass Ihnen diese Funktion nur zur Verfügung steht, wenn Sie vorher One-Stop-Shop in den Firmeneinstellungen aktiviert haben.

Schritt 7:

In der Berichtszentrale unter ‚Sonstiges – Protokolle‘ stehen Ihnen Auswertungsmöglichkeiten für Ihre OSS-relevanten Umsätze zur Verfügung.

Fragen rund um OSS in Lexware

• Ich habe einen der OSS-Steuersätze am Erlöskonto hinterlegt, trotzdem kann ich dieses nicht an der Kategorie hinterlegen und speichern. Was muss man hierbei beachten?

Am Erlöskonto werden die Steuerschlüssel validiert. Derzeit sind folgende Steuerschlüssel gültig:

• • Fernverkauf: 10, 240
  • Sonst. Leistungen: 28, 44, 250, 251

Die DATEV Steuerschlüssel können Sie ändern, indem Sie in der Steuersatzverwaltung (aus der Zentrale – ‘Verwaltung – Steuersätze’) am entsprechenden Steuersatz die grüne Tafel anklicken:

• Was passiert mit meinen Warengruppen?

Ihre Warengruppen stehen Ihnen weiterhin wie gewohnt zur Verfügung. Ihre Artikel können Sie über die Artikelleiste aus Ihren Warengruppen ebenso für Ihren OSS-Auftrag auswählen. Allerdings stehen Ihnen bei der Positionserfassung dann Kategorien und die Steuersätze des Empfängerlandes zur Verfügung, um Ihre Positionen mit den korrekten Steuersätzen des Empfängerlandes erfassen zu können.

• Muss die Lagerhaltung nachbearbeitet werden?

Wenn Sie Ihre Artikel im OSS-Auftrag aus der Artikelleiste auswählen, erfolgt die Lagerabbuchung automatisch, sofern es sich bei dem Artikel um einen Lagerartikel handelt.

• Kann ich Abovorlagen an Privatkunden innerhalb der EU erstellen und als OSS Auftrag ausführen?

Abovorlagen an Privatkunden innerhalb der EU werden im Bereich Abo/Wartung nicht als OSS-Auftrag ausgeführt. Erzeugen Sie OSS Aufträge über den Bereich ‘Aufträge Verkauf’.

• Ich habe meine OSS-relevanten Aufträge bisher laut Anleitung erfasst, was muss ich beim Umstieg auf die neue Funktion beachten?

Besprechen Sie mit Ihrer Steuerberaterin bzw. Ihrem Steuerberater, wann der richtige Zeitpunkt für den Wechsel zum neuen Verfahren ist.

• Kann ich Sammelrechnungen weiterhin im Rahmen von OSS erstellen?

Ja, Sammelrechnungen können als OSS-Auftrag erfasst werden. Beachten Sie hierbei, dass nur Lieferscheine des im Kundenstamm hinterlegten Empfängerlandes auswählbar sind.

• Was gibt es bei der Nutzung einer Bruttofirma im Rahmen von OSS zu beachten?

Passen Sie bei der Nutzung von Bruttopreisen bei manuellem Material zuerst die Steuer der Position in Ihrem Auftrag an und erfassen Sie dann den Preis, damit der Bruttopreis erhalten bleibt. Im Falle einer MwSt.-Änderung ist es bei weitergeführten Aufträgen ratsam den Preis zu prüfen.
Die Positionskalkulation steht Ihnen für One-Stop-Shop-Aufträge in der Bruttofirma nicht zur Verfügung.

• Werden Abschlagsrechnungen bei Nutzung des OSS-Verfahrens unterstützt?

Abschlagsrechnungen können wie gewohnt von Ihnen erfasst werden. Bei Erstellung der Gesamtrechnung können sowohl OSS- als auch Nicht-OSS-Aufträge einbezogen werden. Abschlagsbeträge können bei OSS-Aufträgen nicht hinterlegt werden.

• Kann ich die Schnellerfassung bei der Erstellung von OSS-Aufträgen verwenden?

Ja, die Schnellerfassung kann genutzt werden. Aktivieren Sie hierfür in der Schnellerfassung die Option „One-Stop-Shop“ und wählen Sie anschließend in den Positionen die entsprechenden Kategorien und Steuersätze aus.

• Können OSS-Aufträge als eRechnung versandt werden?

Ja, im Format eRechnung (signiert). Die Formate XRechnung und ZUGFeRD stehen für OSS-Aufträge nicht zur Verfügung.

• Kann ich die Nutzung von OSS wieder deaktivieren?
  • Wenn Sie OSS nicht mehr in Lexware warenwirtschaft nutzen möchten, können Sie dies über die Firmenangaben deaktivieren.
  • Beachten Sie, dass Sie dann auch keinen Zugriff mehr auf OSS-spezifische Funktionen in der Auftragserfassung haben.
  • Die Deaktivierung in der Warenwirtschaft führt nicht zu einer Abmeldung beim Bundeszentralamt für Steuern!
• Ich habe in einem Quartal keinerlei OSS-Buchungen erfasst, muss ich die Umsätze trotzdem melden?

Ja, auch wenn Sie keinerlei OSS-relevanten Umsätze zu verzeichnen haben, müssen Sie eine sogenannte Nullmeldung beim BZSt abgeben.

• Können OSS-Belege über die Kasse bezahlt werden?

Nein, eine Barzahlung von OSS-Belegen über die Kasse ist aufgrund der Besonderheiten (auf Seiten der Buchhaltung) nicht möglich.

• Unterstützt die Version 2022 die Konstellation Warenlager außerhalb Deutschlands?

Nein, dieser Spezialfall wird nicht unterstützt, daher ist Deutschland in der Länderliste nicht auswählbar.

• Kann der Stammdatenänderungsassistent (Massenstammdatenänderung) meiner OSS-relevanten Kunden genutzt werden?

Nein, nutzen Sie hierfür, sofern notwendig den Export/Import der Kundenstammdaten.

• Funktioniert der Buchungsdatenexport bei OSS Buchungen?

Der Buchungsdatenexport und DATEV-Export funktioniert nur für Bruttobuchungen korrekt. Beim Netto-Export kann es zu fehlerhaften Berechnungen kommen, bitte beachten Sie dies.